Ausbildungsdauer
3 JAHRE
Arbeitszeit
WERKTAGS
Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?
Arbeiten am Telefon: Wichtige Anrufe an den Chef weiterleiten, Kundenfragen beantworten oder Dienstleister wegen einer Auftragsabwicklung kontaktieren – viele Arbeitsschritte einer Bürokauffrau laufen über das Telefon.
Arbeiten am Computer: Als Kauffrau für Büromanagement beantwortet man E-Mails, überwacht Zahlungseingänge, verfasst Geschäftsbriefe und ist mit allen gängigen Computerprogrammen, wie Word, PowerPoint und Excel, vertraut.
Arbeiten am Empfang: Sobald ein Termin bevorsteht, ist die Kauffrau für Büromanagement zur Stelle: Sie empfängt Bewerber bei Vorstellungsgesprächen oder Kunden, die sich angemeldet haben.
Arbeiten mit Kunden: Ob Lob oder Kritik – wenn Beschwerden oder Verbesserungswünsche von Kunden reinkommen, nehmen Kaufleute für Büromanagement dazu Stellung oder geben es an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Zudem leiten sie Bestellaufträge weiter und beantworten beispielsweise Kooperationsanfragen.
Arbeiten mit Kollegen: Kaufleute für Büromanagement verwalten auch Vertragsänderungen und die Stammdaten der Mitarbeiter – vom Beginn der Tätigkeit bis zum Wohnort. Außerdem buchen sie Hotels oder Flugtickets für die nächste Geschäftsreise und erklären, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert.
Arbeiten in der Buchführung: Als Kauffrau für Büromanagement verwaltet man Rechnungen, überwacht Zahlungen oder führt Kassenbuch.
Organisatorische Arbeiten: In manchen Fällen kommt es vor, dass man Firmenevents plant oder Sitzungen vorbereitet. Termine koordinieren muss man hingegen immer. Und wenn Büromaterial wie Druckerpapier oder Briefbögen ausgehen, sorgen Kauffrauen im Büromanagement für Nachschub.
Warum Kauffrau für Büromanagement werden?
Wenn man einen Beruf mit geregelten Arbeitszeiten sucht, ist man hier genau richtig. Zudem erwarten einen täglich unterschiedliche Aufgaben: Zwar arbeitet man oft am Computer, gleichzeitig hat man aber auch häufigen Kontakt mit Kunden oder Mitarbeitern. Möchte man sich im Laufe der Zeit beruflich in einer anderen Branche neu orientieren, eignet sich dieser Beruf dazu bestens: Schließlich gibt es diese Position nahezu in jeder Firma und in jedem Geschäftsbereich.
Wie läuft die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement ab?
Was lernt man als Kauffrau für Büromanagement in der Berufsschule?
In der Berufsschule werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.
Erstes Lehrjahr:
Gestaltung der Büroprozesse: In diesem Bereich werden die angehenden Kaufleute für Büromanagement über Arbeitsstrategien, wie die Informationsbeschaffungsstrategie, und Methoden des Zeitmanagements informiert. Zudem setzen sie sich mit digitalen Terminplänen auseinander.
Auftragsbearbeitung: Man lernt Tabellenkalkulationsprogramme kennen, erstellt Preisberechnungen und frischt seine mathematischen Fähigkeiten wieder auf.
Zweites Lehrjahr:
Kundengewinnung: Im Vordergrund steht hier unter anderem die Marktsituation des Unternehmens. Man lernt dafür zunächst, welche Märkte es gibt, und wo der eigene Betrieb einzuordnen ist. So kann man bald die Wettbewerbssituation fachgerecht beurteilen.
Buchführung: Bei den Grundlagen der Buchführung erfährt man beispielsweise, was sich hinter dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung verbirgt.
Drittes Lehrjahr:
Finanzierung: Angehende Kauffrauen und Kaufmänner für Büromanagement lernen unterschiedliche Maßnahmen kennen, mit denen das Unternehmen zahlungsfähig – das Fachwort dafür ist liquide – bleiben kann und werden mit Krediten sowie Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs vertraut gemacht.
Projektmanagement: Welches Ziel soll im Unternehmen erreicht werden? Wie läuft die Durchführung ab und welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? In einem Projektteam erstellen die Auszubildenden dafür einen Projektstrukturplan.
Was lernt eine Kauffrau für Büromanagement in der Praxis?
Zu Beginn des dritten Lehrjahres kommt das Thema Finanzierung hinzu, worunter beispielsweise das Verstehen und Erstellen von Rechnungen oder Monatsabschlüssen zählen. Es kann auch vorkommen, dass angehende Kaufleute für Büromanagement mit der Organisation eines Events vertraut gemacht werden.
Wie sind die Arbeitszeiten als Kauffrau für Büromanagement?
Kauffrauen für Büromanagement haben mit einer üblichen 40-Stunden-Woche einen geregelten Arbeitsalltag, der täglich ungefähr acht Stunden dauert. Ob häufig Überstunden anfallen, hängt ganz vom jeweiligen Unternehmen ab.
Was braucht man um Kauffrau für Büromanagement zu werden?
Organisationstalent
Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten hast du alles im Blick: wann Rechnungen rausgehen, wann Termine anstehen und wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.
Menschenfreund
Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.
Perfektionist
Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Millionensumme führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.
Welchen Schulabschluß brauche ich für die Ausbildung?
Für die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement sollte ein Realschulabschluss erreicht werden. Aber auch mit einem guten Hauptschulabschluss steht einer Bewerbung nichts im Weg.
Oder sende deine aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an: